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Manter o controle sobre o dinheiro nem sempre é tão simples com a correria do dia a dia, onde cada decisão conta. Afinal, não basta vender bem: é preciso garantir que o dinheiro que entra seja bem administrado, sustente o negócio e abra caminho para o crescimento — sem virar gargalo.

Esse é o segundo episódio da série Entre Nós.

Cuidar das finanças do seu negócio é quase como ter a conta do Instagram da empresa no seu celular: um pequeno descuido pode trazer um grande imprevisto.

Mas assim como o descuido ao postar uma boa selfie não significa que a estratégia de marketing em redes sociais vai mal, um descuido nas finanças não significa que a saúde do negócio vai mal.

Muitas vezes, a questão é uma só: falta de método. Por isso, hoje vamos falar sobre a dura, mas verdadeira, frase a respeito de qualquer negócio: quem manda no seu fluxo de caixa não é você.

Independente do nicho em que atue, você pode planejar tudo, mas seu cliente vai pagar quando ele puder — e seu caixa vai sentir.

Veja essa rápida história… 🕹️

Agora, veja essa outra história… 🛒

É claro que esse feito raro é possível, na maioria das vezes, só para empresas de grande escala e que desenhem uma estratégia muito certeira nesse sentido.

Mas o ponto aqui são os fundamentos por trás disso. O que podemos aprender com o fracasso da Toys R Us e com o sucesso de Walmart? Como ter um melhor acompanhamento do fluxo de caixa?

Pensando nisso, trouxemos algumas dicas práticas que podem mudar ou otimizar o jogo do fluxo de caixa do seu negócio.

1) Use uma ferramenta para prever recebíveis 🛠️

Se você não sabe quanto vai entrar de dinheiro nos próximos dias, semanas e meses, está dirigindo no escuro. O que fazer agora:

1. Pare de usar papel. Não dá para prever nada anotando boleto em caderno. Abra uma planilha ou busque uma ferramenta de gestão.

2. Crie colunas e liste os clientes que vão pagar você: Data de vencimento, Cliente, Valor, Status (pendente, pago, em atraso). Preencha com os clientes que precisam te pagar.

3. Atualize todo dia. Sempre que fechar uma venda, já registre. Quando o pagamento cair, dê baixa. (E treine e cobre seu time para fazer o mesmo.)

4. Revise toda semana. Pelo menos uma vez por semana, crie uma rotina para você revisar cada pagamento.

Na prática, você vai antecipar um aperto de caixa antes que ele vire problema; saber se pode ou não assumir um novo custo; e ter clareza para negociar com fornecedores e planejar seu crescimento. Isso vai evitar surpresas. E, no fluxo de caixa, surpresa é praticamente sinônimo de prejuízo.

2) Separe o dinheiro que é do cliente do que é seu 💰️ 

Misturar tudo que entra na conta da empresa é um dos erros mais comuns — e mais perigosos.

Quando você junta pagamento antecipado, imposto, salário, lucro em um bolo só, perde completamente a noção de onde está pisando. É o famoso “mais perdido que cachorro em dia de mudança”.

1. Diferencie sua conta PF da sua conta PJ. O seu dinheiro pessoal não pode ser o mesmo que o seu dinheiro enquanto gestor do seu negócio.

2. Crie categorias para separar seu dinheiro. Você pode fazer isso em uma planilha, na Reserva Stone ou no Baú do Ton.

   • Divida em tags, como: Pagamento antecipado de cliente (ainda não é seu, você tem que entregar algo); Impostos a pagar; Salários e Pró-labore; Custos fixos; Lucro.

3. Quando o dinheiro entrar, já distribua de acordo com as categorias. Exemplo: entrou R$ 10.000 de um projeto a ser entregue:

   • Separe, por categoria, as despesas que terá para realizar esse projeto. Inclua na categoria de lucro somente o que for a margem final desse projeto.

Se fizer isso, vai conseguir saber, de verdade, quanto tem disponível para investir no seu negócio. Isso vai evitar que você olhe o extrato achando que está tudo bem… Até que vem mais custos não previstos. Surpresa boa é só festa surpresa. risos.

3) Crie uma régua de cobrança e saiba cobrar o seu cliente 🗯️

Tentar forçar o seu cliente a pagar é como tentar tirar a bola de tênis da boca de um cachorro. Ele só vai largar quando ele quiser…

A boa notícia é que, no mundo dos negócios, há algumas estratégias para diminuir o risco dos clientes não pagarem no prazo. A melhor delas é, provavelmente, criar uma régua (linha do tempo) de cobrança — uma sequência de lembretes.

Exemplo de uma régua simples:

• 3 dias úteis antes: lembrete amigável (“Oi, só passando para lembrar que o pagamento vence em breve.”)

• No dia do vencimento: aviso direto (“Olá! Hoje vence o pagamento da fatura X. Qualquer dúvida, estamos por aqui.”)

• 1 dia após o vencimento: reforço com tom mais sério (“Seu pagamento está em aberto desde ontem. Por favor, nos avise se tiver qualquer dificuldade.”)

• Depois disso: cobrança recorrente a cada 2 ou 3 dias, até resolver.

No geral, vale a pena usar alguma ferramenta como WhatsApp Business, e-mail, ou algum sistema financeiro. Muitos deles já fazem isso diretamente para você.

Lembrete: a forma importa. Seja educado, mas, ao mesmo tempo, firme. Evite rodeios nas mensagens que enviar. Diga o que precisa ser dito, com clareza e profissionalismo. Além disso, certifique-se de que todas essas cobranças estarão documentadas.

Se você curtiu as dicas deste episódio e quer aprofundar ainda mais sua estratégia, vale voltar para o começo:

• No primeiro episódio de Entre Nós, a gente falou sobre como escolher os canais certos para vender mais — e sem se perder.

Essa conversa nunca foi tão atual: segundo o Índice de Varejo da Stone, em maio, as lojas físicas cresceram +0,5%, enquanto o e-commerce registrou queda de −3,1%. Isso mostra que o físico segue muito relevante, especialmente nos setores de moda, farmácias e eletrônicos.

Ou seja, quem souber combinar o melhor dos dois mundos — digital e físico — tem mais chance de crescer com consistência, previsibilidade e conexão real com o cliente.

Não se trata mais de escolher um lado, e, sim, de construir uma presença inteligente, que acompanhe o comportamento de compra e aproveite cada oportunidade de venda.